Wer welche Briefe öffnen darf

Sandra Mehringer, die Sekretärin eines mittelständischen Unternehmens im Saarland, berichtet von ihren leidvollen Erfahrungen: „Wir waren der Meinung, dass wir einen Brief, der an einen Kollegen der Buchhaltung persönlich gerichtet war, nicht öffnen durften. In diesem Brief war ein Schreiben vom Finanzamt. Als unser Mitarbeiter wieder im Haus war, hatten wir eine wichtige Frist verpasst und das hat viel Geld gekostet.“ Das Thema ist ein Dauerbrenner in Firmen: Wie wird das Öffnen der Eingangspost gehandhabt? Schon so mancher Zoff entstand, weil ein privater Brief geöffnet wurde oder ein anderer liegen blieb, weil der Empfänger im Unternehmen in Urlaub war. So ist die Rechtslage:

Wer darf welche Briefe öffnen?

Grundsätzlich dürfen Briefe nur von den auf Grund einer internen Postvollmacht dazu Berechtigten geöffnet werden. Sie genehmigt dem Inhaber, Einschreiben, Päckchen und Pakete sowie alle sonstigen Postsendungen in Empfang zu nehmen.

Schreiben, die im Anschriftfeld zuerst das Unternehmen und dann den Mitarbeiter nennen, können geöffnet werden und – zum Beispiel bei Abwesenheit – auch an andere Mitarbeiter weitergeleitet werden.

Beispiel:

Muster GmbH
(z. H./c. o.) Herrn Martin Muster

Private Briefe hingegen, die eindeutig als solche zu erkennen sind, dürfen nicht geöffnet werden, es sei denn, ein Mitarbeiter stimmt dem ausdrücklich zu. Persönlich adressiert sind Schreiben dann, wenn das Anschriftfeld so gestaltet ist:

Herrn
Martin Muster
(im Hause/in Firma) Muster GmbH

Auch die Zusätze „persönlich“ „vertraulich“ oder „nur vom Adressaten zu öffnen“ weisen einen Brief als privat aus.

Tipp: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter vor dem Urlaub eine Vereinbarung unterschreiben, in der festgehalten wird, dass auch an sie privat gerichtete Briefe, die an die Firmenadresse gehen, geöffnet werden dürfen.

Wer darf E-Mails lesen?

Geschäftsbezogene E-Mails, die an eine Mailbox im Unternehmen geschickt werden, dürfen gelesen werden. Am besten sollte in einer Vereinbarung festgehalten wird, unter welchen Umständen Dritte die Daten abfragen dürfen.

Wenn im Unternehmen die private Nutzung von E-Mails erlaubt ist, dürfen diese privaten Mails aus Datenschutzgründen nicht von Vorgesetzten oder anderen Personen gelesen werden. Die Einstufung als privat ergibt sich dabei aus dem Text der Betreffzeile. Eine Ausnahme wird nur bei Vorliegen eines stark überwiegenden Arbeitgeberinteresses gemacht werden können, beispielsweise bei Virengefahr oder Verdacht auf den Verrat von Geschäftsgeheimnissen.

Auch möglich: Die Mitarbeiter bestätigen schriftlich, dass die private Nutzung von E-Mails wie die geschäftliche zu behandeln ist, dass die Mails also gelesen werden dürfen.

Mehr:
http://www.sekretaerinnenwelt.de

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