Engpass Zeit?

Görlitz, 15. November 2021. Von Thomas Beier. "Keine Zeit!", wie oft bekommt man das zu hören? Und es scheint, dass sich Zeitgenossen immer öfter dieser beiden Worte bedienen. Haben sie recht?

Störungen identifizieren und Prioritäten setzen

Zunächst die Zeit die am gerechtesten verteilte Ressource: Jeder hat am Tag 24 Stunden davon, unabhängig von Geschlecht, Hautfarbe, Wohlstand, Bildungsstand und so weiter und so fort. Unterschiede treten erst zutage, wenn man schaut, wie der Einzelne seine Zeit nutzt.

Lässt man einmal rund acht Stunden Schlafenszeit außen vor, bleiben nach Adam Ries, der übrigens im erzgebirgischen Annaberg – einer der Weihnachtsmarktstädte in Sachsen – wirkte, noch 16 Stunden, die man tagein-tagaus irgendwie rumkriegen muss.

Viele teilen diese Zeitspanne quantitativ in Qualitäten ein, nämlich in "lästige" Arbeitszeit, Zeit für sonstige Verpflichtungen und die "schöne" Freizeit, die übrig bleibt. Wäre es da nicht ein erster Ansatz für Verbesserungen, aus "lästiger" lieber "angenehme" Arbeitszeit zu machen – oder hat wirklich jemand Spaß daran, arbeitstäglich sechs oder acht Stunden lang zu leiden?

Rolle der Prioritäten

Um beim Thema zu bleiben: Was sagt denn jemand aus, der behauptet, für etwas "Keine Zeit!" zu haben? Wie man seine Zeit verbringt, ist immer eine Frage von Prioritäten, für die wichtigsten und die dringendsten Angelegenheiten ist immer Zeit vorhanden, weil sie automatisch anderes, das man erledigen müsste, zumindest für den Moment unwichtiger machen.

Statt zu sagen, dass man keine Zeit habe, könne man also auch sagen: "Ich habe Wichtigeres zu tun!" Nur kann das schnell ins Auge gehen, wenn der andere daraus ableitet, mit seinen Anliegen nicht so wichtig zu sein. Und freilich spricht so mancher gern über seine Zeitknappheit, um damit zum Ausdruck zu bringen: "Ich bin wichtig!"

Eigene Zeit schützen

Zum Thema Zeitmanagement kann man viele Seminare besuchen, doch selbst all die klugen Prinzipien von Eisenhower bis Pareto, wie sie im Zeitmanagement alter Schule vermittelt werden, bleiben für die meisten graue Theorie, denn die greifen erst, wenn man wirklich ein Gespür für den Wert von Zeit entwickelt. Dann allerdings wird es hart für das Umfeld, wenn man sehr klar entscheidet, wofür man seine, ja, Lebenszeit verwendet und vielen Anliegen, die an einen herangetragen werden, eine Absage erteilen muss.

Gern wird das Wort vom "Zeitdieb" benutzt, um jene zu identifizieren, die einfach nur stören, aus den Gedanken reißen, sich in Selbstdarstellung, Klatsch und Tratsch ergehen oder einfach nur versuchen, Tätigkeiten abzuladen. Hier ist die Frage, ob man solche Leute mit diplomatischem Geschick fernhält oder sehr direkt fragt, ob sie denn nichts besseres zu tun wüssten.

Freundlich bleiben

Allerdings gibt es Situationen, in denen es sich verbietet, seinem Gegenüber zu sagen: "Was Du da willst, ist doch gar nicht wichtig!" Das trifft etwa dann zu, wenn es um die Beziehung eines Unternehmens zu seinen Kunden geht. Natürlich, das kennt jeder Selbständige, gibt es einen Kundentypus, der nie auf den Punkt kommt, sondern wegen Belanglosigkeiten oder unwichtiger Fragen immer wieder anruft.

Klar gibt es Kommentare, die keiner braucht, und Fragen, die nicht gestellt zu werden bräuchten, etwa, wenn sich die Antwort von selbst ergibt oder keinerlei Einfluss auf irgendetwas hat – nur müssen Anbieter ihre Kunden ernst nehmen und dürfen Sie nicht verprellen. Oft sind Situationen für einen Anbieter Routine, während sie dem Kunden außerordentlich wichtig erscheinen. So ein Perpektivwechsel hilft Anbietern, geduldig und freundlich zu bleiben.

Störungsfreie Arbeitszeit sichern

Hinzu kommt, es gibt Mitarbeiter, die in Ihrer Arbeit nicht gestört werden sollten. Bei BeierMedia.de ist beispielsweise immer wieder zu erleben, dass Kunden direkt mit einem Programmierer sprechen wollen. Das ist verständlich, geht aber nicht: Der Programmierer ist vielleicht gerade in ein anderes Projekt vertieft oder in einer Besprechung. Da reichen schon wenige Anrufe am Tag, um die Produktivität heftig zu senken. Hinzu kommt: Fachleute sehen nicht unbedingt alle Konsequenzen, die sich aus ihrem direkten Dialog mit Kunden ergeben können.

Deshalb ist es grundsätzlich gut, eine Art Puffer zu haben, der Kundenanfragen erst einmal entgegennimmt, abklärt und dann auf den Punkt gebracht an die richtige Stelle weiterleitet, idealerweise zu einem für diese Zwecke reservierten Zeitpunkt oder an eine Projektmanagement-Software wie beispielsweise Trello oder MantisBT, mit der der Ansprechpartner die Anfragen effizient im Block bearbeiten kann, wenn für ihn der ideale Zeitpunkt dafür gekommen ist.

Schutzschirm schaffen

Kleinere Unternehmen oder solche, die klare Schnittstellen lieben, können mit der Entgegennahme von Anfragen einen Sekretariatsservice beauftragen. Das bringt zudem den Vorteil mit sich, dass niemand bei einem automatischen Anrufbeantworter landet, den viele Anrufer nur ungern oder gar nicht nutzen und – auch das gehört zur Wahrheit – den abzuhören Zeit klaut und kein Vergnügen bietet.

Außerdem klingelt das Telefon dann nicht in unpassenden Situationen, hingegen wird die Erreichbarkeit gewährleistet. Haupteffekt ist jedoch, dass die Abfragen gebündelt und vorgeklärt eingehen – und das schaufelt Zeit frei für wichtige Angelegenheiten beziehungsweise hilft, den Kopf freizumachen, indem er vor dem Maschinengewehrfeuer ständig neuer Anforderungen besser geschützt wird.