Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen

Görlitz, 11.März 2023. Smarte Unternehmen, Industrie 4.0, Automatisierung, künstliche Intelligenz. Immer wieder wenden wir uns im Görlitzer Anzeiger dem Thema Digitalisierung. Die Gründe hierfür sind offensichtlich. Die Digitalisierung bietet nicht nur Chancen für Effizienzsteigerung und Einsparpotentiale, sie wird auch immer mehr zum Standortvorteil unserer Region. Denn wer zukunftsorientiert und digitalisiert wirtschaftet, der kann fern ab der großen Metropolregionen florieren und sich als attraktiver Arbeitgeber am Markt platzieren.

IoT für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

Experten weltweit schätzen das Internet of Things (IoT) als einen Billionen Euro schweren, exponentiell wachsenden, globalen Zukunftsmarkt ein. Nicht nur die großen Unternehmen und Konzerne profitieren davon, wenn sie sich komplett transformieren, sondern so gut wie jeder Betrieb ist in der Lage, sich für die digitale Zukunft fit zu machen. Dafür gibt es unterschiedliche, passende Maßnahmen sowie innovative Lösungen.

Digitale Technologien bremsen nicht, sondern unterstützen

Wer jetzt denkt, das habe nichts mit ihm/ihr zu tun, sollte auf folgendes achten. Auch kleine und mittlere Unternehmen (kurz: KMU), also jene, die nicht zwangsläufig international wirtschaften, können profitieren. Mit der passenden Software, wie zum Beispiel Tools zur Personal- und Factorial Arbeitszeitverwaltung, werden endlose, komplizierte und manuelle Prozesse vereinfacht, sodass sie einheitlich, nützlich und effektiv sind. Der Vorteil vieler dieser Lösungen ist, dass diese cloud-basiert sind und zudem nicht gekauft, sondern monatlich gemietet werden können.

Die Digitalisierung bringt Einsparpotenziale

Automatisch wird weniger Zeit für manuelle Aufgaben „vergeudet“, wenn mehr Prozesse automatisiert werden. Bspw. Genehmigungsprozesse oder die Fakturierung von Leistungen lassen sich mehr oder weniger zu 100 Prozent automatisieren. Überall da, wo Prozesse wiederholt in ähnlicher Form stattfinden, können Automatisierungen greifen. Die Vertriebsarbeit wird erfolgreicher gestaltet aufgrund der Informationen, die besser verfügbar und aktueller sind. So ist es möglich, zusätzliches Umsatzpotenzial zu realisieren. Mittels Digitalisierung können Unternehmen konkret Kosten einsparen. Das papierlose Büro ist hier ein gutes Beispiel. Nicht nur die Ausgaben für Papier und Druckkosten werden automatisch gesenkt, sondern auch deren Archivierung entfällt. Produktionsprozesse lassen sich dank der digitalen Abläufe und Automatisierung der Fertigung schlanker gestalten. Neben einem besseren Service am Kunden sorgen kürzere Durchlaufzeiten zugleich für geringere Personalkosten. Zudem ist es möglich, die Ausschussquote zu verringern.

KMU und die Digitalisierung – so kann diese aussehen

Häufig zögern die kleineren und mittleren Unternehmen mit der Digitalisierung. Im Gegensatz dazu profitieren die Global Player bereits von den Vorteilen der digitalen Prozesse, während für die KMU die konkreten Vorteile oft noch nicht greifbar sind. KMUs scheuen die Kosten, fürchten Probleme bei der Einführung und mangelnde Akzeptanz beim Personal. Dabei ist der Einstieg in die Digitalisierung kein Hexenwerk.

Mittlerweile gibt es Software-Lösungen, die intuitiv zu bedienen sind und sich nahtlos in die bestehende Software-Landschaft einfügen. Da es sich um Cloud-Lösungen handelt, ist keine Installation oder IT-seitige Wartung notwendig. Diese Systeme decken die wichtigen Bereiche ab, die jedem kleinen und mittleren Unternehmen Erleichterung bringen können.

- Die monatliche Entgeltabrechnung wird erleichtert.

- Die Daten der Mitarbeiter*innen werden elektronisch in einer digitalen Personalakte verwaltet.

- Die Fuhrparkverwaltung wird zentralisiert und vereinfacht

- Arbeitszeiten können mit der Factorial Schichtplanung problemlos geplant und verwaltet werden.

- Alle Vermögenswerte werden online verwaltet (Betriebsmittel)

- Abwesenheitsmanagement bspw. Urlaubsanträge werden digital verarbeitet und genehmigt.

Eine Internetseite gehört ja inzwischen zum bedingungslosen Minimum.
Doch hier sollte nicht Schluss sein. Online-Weiterbildungen, eine digitale Einstellungspolitik oder Home-Office machen das Unternehmen auch für potentielle neue Arbeitskräfte interessanter. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangel ein nicht zu unterschätzender Aspekt. Es gilt: Wer online nicht gefunden werden kann, existiert nicht. Wer keine flexiblen Arbeitsmodelle anbietet, ist unattraktiv. Wer nicht in sein Personal investiert, riskiert irgendwann ohne Mitarbeitende dazustehen.

Ist die Digitalisierung tatsächlich hilfreich?

Sicherlich ist es nicht möglich, alle Probleme, die aktuell bestehen, durch digitale Prozesse aus der Welt zu schaffen. Lieferengpässe und Inflation werden weiterhin bestehen. Doch gerade jetzt lohnt es sich, in die digitale Transformation zu investieren. Die Senkung der intern anfallenden Kosten kann dazu beitragen, dem Unternehmen neuen Spielraum zu bieten. So sind kleine und mittlere Unternehmen in der Lage, trotz der steigenden Kosten handlungsfähig und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Smartes Unternehmen – Für KMU kein großer Schritt

Unterm Strich kann gesagt werden, dass der Wandel hin zum „smarten Unternehmen“ für die KMU kein großer Schritt sein muss. Auch sie sind in der Lage, ihre Prozesse smart und intelligent zu gestalten, um Kosten, Zeit und Qualität zu optimieren. Kleine und mittlere Unternehmen, die sich für den Schritt entscheiden, profitieren am Ende von einem geringeren Ausschuss, kürzeren Durchlaufzeiten, schnellerer Angebotserstellung und Liefertermine, die eingehalten werden können. Daher sollten KMU die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen, wenn auch zu Beginn erst mit kleinen Schritten, die überschaubar sind.