Digitalisierung in der Personalplanung: Vorteile der softwaregestützten Schichtplanung

Digitalisierung in der Personalplanung: Vorteile der softwaregestützten Schichtplanung

Görlitz, 22. März 2024. Manuelle, an der Wand befestigte Stechuhren und unhandliche Excel-Tabellen sind nach dem Umstieg auf eine softwaregestützte Sichtplanung und Arbeitszeiterfassung überflüssig geworden. Digitale Softwarelösungen erleichtern Unternehmen nicht nur die Einhaltung des gesetzlichen Rahmens, sondern auch die Erstellung von individuellen Schichtplänen. Dies kommt sowohl den Arbeitnehmern als auch den Arbeitgebern zugute.

Foto von freestocks auf Unsplash

Anzeige

Effizienzsteigerung - und gesetzliche Notwendigkeit

Effizienzsteigerung - und gesetzliche Notwendigkeit

Foto von Austin Distel auf Unsplash

Gestützt auf das EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019 und schließlich die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022, sind Unternehmen verpflichtet die geleistete Arbeitszeit von Arbeitnehmern gesetzlich transparent und verlässlich zu erfassen. Beide Urteile markieren einen Wendepunkt und stellen Unternehmen vor gleichzeitige Chancen und Herausforderungen. Die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung der Mitarbeiter ist einerseits notwendig, andererseits kann sie intern im Unternehmen zu mehr Flexibilität, Effizienz und Transparenz beitragen.


Digitale Softwarelösungen können voll- oder teilautomatisiert einen Dienstplan erstellen, das Schichtsystem innerhalb des Unternehmens optimieren und zugleich für Rechtssicherheit gewährleisten. Aufgrund des vom Gesetzgeber vorgegebenen Wahlrechts, bieten moderne Softwarelösungen zur Schichtplanung zwei Möglichkeiten: Die Arbeitszeit kann während der Arbeit entweder von Vorgesetzten oder Arbeitnehmern selbst erfasst werden, als Alternative dazu dient das klassische Ein- und Ausstempeln – allerdings in einem effizienten, digitalen Format.


Diese signifikanten Vorteile und Effizienzsteigerungen muss ein digitales Zeiterfassungs- und Schichtplanungstool im Unternehmen offenlegen


Leistungsstarke Planungstools, wie beispielsweise Shiftbase, nutzen eine leicht bedienbare, aber dennoch effiziente Oberfläche - das stellt sicher, dass das Planungstool auch in Branchen, die technologisch weniger versiert sind und wo Mitarbeiter möglicherweise nicht so IT-affin sind, sein volles Potenzial entfalten kann.


Die zwei wichtigsten Vorteile: Zeitersparnis und eine verringerte Fehleranfälligkeit. Diese Aspekte dürften in jedem Unternehmen mit Schichtsystem einen hohen Stellenwert genießen. Moderne Planungstools gestalten den eigentlich komplexen Prozess der Schichtplanung erheblich, da dort beispielsweise automatisch Urlaubs- und Fehlzeiten, die Präferenzen der Mitarbeiter sowie deren Qualifikationen und auch die spezifischen Schichtanforderungen des Unternehmens berücksichtigt werden. Dies reduziert den Planungsaufwand erheblich, da derartige Planungstools sofort darauf hinweisen, wenn ein für eine bestimmte Schicht vorgesehener Mitarbeiter tatsächlich nicht verfügbar ist oder innerhalb des Schichtteams beispielsweise bestimmte notwendige Qualifikationen aufgrund einer unvorteilhaften Schichtzusammenstellung fehlen.


Gleichermaßen sind die digitalen Tools durch ihre teilautomatisierte Erstellung von Schichtplänen weitaus weniger fehleranfällig im Vergleich zu Papier- oder manuell erstellte Excel-Pläne. Wird ein Tool zur Arbeitszeiterfassung und Dienstplanerstellung genutzt, lassen sich ebenfalls Medienbrüche verhindern - da immer ein festes Tool für alle Aufgaben genutzt wird. Der Effizienzgewinn liegt auf der Hand: Bei einer manuellen Planung in Papierform müsste man erst separat Urlaubspläne und Krankheitsfälle erfassen, während ein digitales Tool dies nahtlos integriert.


Auch Mitarbeiter profitieren auf direkte Weise von digitalen, Software-gestützten Schichtplanungen


Mitarbeiter haben mitunter keine Zugriffsberechtigung, um die Pläne zu ändern, können aber es in Echtzeit einsehen. Dies verbessert die interne Kommunikation und stärkt das Verantwortungsbewusstsein innerhalb des Unternehmens. Ebenso berücksichtigen derartige Tools gesetzliche gesicherte Ruhezeiten gemäß § 5 Ruhezeit im ArbZG, was insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen eine rechtskonforme Schichtplanung sicherstellt. Mitarbeiter können zudem schneller auf Planungen reagieren, die ihren Präferenzen nicht entsprechen, und zusammen mit dem Management flexible Lösungen erarbeiten.


Digitale Schichtplanung sollte von Arbeitnehmern und -gebern gleichermaßen als wertvoller Fortschritt erachtet werden


Ob es die Steigerung der Effizienz, erhöhte Transparenz, mehr Flexibilität in der Schichtplanung oder beispielsweise eine umfassende Kostenkontrolle (durch besseres Personal- und Überstundenmanagement): Die Vorteile von digital gestützter Schichtplanung sind in allen Branchen vielfältig - zumal für das deutsche Marktumfeld ausgerichtete Softwarelösungen auch die nötige Datenschutzkonformität sicherstellen.

Kommentare Lesermeinungen (0)
Lesermeinungen geben nicht unbedingt die Auffassung der Redaktion, sondern die persönliche Auffassung der Verfasser wieder. Die Redaktion behält sich das Recht zu sinnwahrender Kürzung vor.

Schreiben Sie Ihre Meinung!

Name:
Email:
Betreff:
Kommentar:
 
Informieren Sie mich über andere Lesermeinungen per E-Mail
 
 
 
Weitere Artikel aus dem Ressort Weitere Artikel
  • Erstellt am 22.03.2024 - 13:06Uhr | Zuletzt geändert am 22.03.2024 - 13:19Uhr
  • drucken Seite drucken
Anzeige