Desk Sharing – Wie gelingt das flexible Arbeitsplatzkonzept?

Görlitz, 9. November 2024. Immer mehr Unternehmen etablieren Homeoffice fest in ihrem Arbeitsmodell. Einige Mitarbeiter können bereits zwei Tage von Zuhause aus arbeiten, andere sogar bis zu vier Tage. Die Büroräume werden damit zunehmend leerer und viele Arbeitsplätze bleiben tagelang leer. Das Konzept des Desk Sharing soll Unternehmen helfen, Bürofläche einzusparen und Mitarbeitern dennoch ein komfortables Arbeiten zu gewährleisten.

Möglich wird dies, indem weniger Arbeitsplätze bereitgestellt werden, die Mitarbeiter jedoch keinen festen Platz mehr haben, sondern sich jeden Tag an einen freien Tisch setzen können. Doch wie kann Desk Sharing gelingen, ohne dass Chaos ausbricht oder die Arbeitsfähigkeit beeinflusst wird? Dazu haben wir einige Tipps für dich vorbereitet!

Was passiert mit Arbeitsunterlagen und persönlichen Gegenständen?

Schaut man sich die meisten Bürotische an, sind dort nicht nur die Arbeitsunterlagen zu finden, sondern auch Fotos, kleine Andenken und andere persönliche Gegenstände. Beim Desk Sharing müssen Mitarbeiter den Tisch jedoch leer hinterlassen, denn man weiß nie, ob man am nächsten Tag auch dort sitzt. Aber all die Sachen jeden Tag mit zur Arbeit und wieder zurückzutragen, kann jedoch nicht die Lösung sein.

Eine praktische Möglichkeit für Unternehmen sind hier Smartlockers. Dies sind elektronische Schließfächer, welche einem Mitarbeiter zugewiesen werden können. Alle Arbeitsunterlagen und persönlichen Gegenstände kannst du darin ablegen, sodass alles sicher aufbewahrt ist. Laptop, Snacks oder die Fotos deiner Katze? Hier findet alles seinen Platz.

Neben Schließfächern gibt es auch personalisierte Rollcontainer, die du einfach an deinen vorübergehenden Arbeitsplatz mitnehmen kannst. Mit ihnen rollst du deine Habseligkeiten von Tisch zu Tisch und hast alles griffbereit.

Apps vereinfachen das Konzept

Einfach reinkommen und irgendwo hinsetzen? Klingt verlockend, führt aber schnell zu Chaos. Zum Glück gibt es Apps, die das Desk Sharing um einiges erleichtern. Damit kannst du einsehen, welche Tische gerade noch frei sind und deinen Arbeitsplatz mit nur einem Klick buchen.

Zusätzlich zu den Buchungsfunktionen hilft die App Unternehmen dabei, unterschiedliche Zonen im Büro zu errichten. Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten, Telefonie-Zonen für den nächsten Call – alles kein Problem! So wird der Geräuschpegel gesteuert und du kannst je nach Tagesaufgaben den richtigen Platz buchen.

Büro-Cubes sorgen für Privatsphäre bei wichtigen Gesprächen

Ein offenes Büro ist wunderbar – bis du ein sensibles Gespräch führen musst. Niemand möchte eine Gehaltsverhandlung oder ein Mitarbeitergespräch führen, während die Kollegen gespannt die Ohren spitzen. Für solche Fälle sollten offene Räumlichkeiten mit Besprechungs-Cubes ausgestattet werden. Diese schalldichten Cubes bieten die nötige Privatsphäre und machen Meetings in kleiner Runde möglich.

Offene und geschlossene Meetingräume für Termine

Desk Sharing bedeutet nicht, dass Meetingräume ausgedient haben. Im Gegenteil! Da Teams über die ganze Bürofläche verteilt sitzen können, sollte es Flächen und Räume geben, in denen sie für Abstimmungen, Workshops oder Projektmeetings zusammenkommen können.

Während eine Sofalandschaft für ein Update gut geeignet sein kann, ist ein geschlossener Raum für einen intensiven Workshop von Vorteil. Diese sollten außerdem mit allem ausgestattet sein, was zum Arbeiten benötigt wird.

Whiteboard, Moderatorenkoffer und Flipcharts gehören beispielsweise zur Standardausstattung. Einige Unternehmen fangen aber auch an, mit VR-Technologie zu experimentieren, um Mitarbeiter, die von Zuhause aus arbeiten, ebenfalls einzubeziehen.

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