Wohin mit dem ganzen Papierkram: Verschiedene Arten der Archivierung und Aufbewahrung

Wohin mit dem ganzen Papierkram: Verschiedene Arten der Archivierung und AufbewahrungGörlitz, 5. Juli 2017. Jeder kennt es: Mit der Zeit sammelt sich so einiges an Papierkram, der grundsätzlich aufbewahrt werden muss, an. Jedoch sind viele Dokumente nur scheinbar wichtig und haben allenfalls Erinnerungswert, sie müssen nicht als Papierausdruck erhalten und archiviert werden. Auch, was als Datei gespeichert ist, kann vielleicht weg und braucht nicht aufwändig mit Sicherungskopie aufbewahrt werden. Andererseits müssen sicherlich einige Dokumente wie Verträge, Verzeichnisse, Zeugnisse und Co. wirklich sicher aufbewahrt oder gespeichert werden, damit sie bei Bedarf zu jeder Zeit wieder unverändert und gut erhalten hervorgeholt werden können.

Entweder – oder: Daten geordnet aufbewahren oder sicher vernichten

Entweder – oder: Daten geordnet aufbewahren oder sicher vernichten

Einfache Aktenvernichter schneiden das Papier in Streifen. Dadurch können ganz Zeilen lesbar bleiben. Wer ganz sicher gehen will, sollte mit einem Partikelschneider arbeiten.

Aber eben nicht alle: Wer verpasst, regelmäßig konsequent auszusortieren, bei dem können im Laufe der Zeit enorme Stapel an unterschiedlichstem Papierkram zusammenkommen. Dann füllen die Akten alle Regale und Kartons stehen in jede Ecke eines Raumes. Wer zudem auch noch beruflich mit einem hohen Aufkommen an Schriftverkehr zu tun hat, hat umso mehr irgendwann ein arges Platzproblem und weiß am Ende nicht mehr wohin mit den vielen Schriftstücken und Akten.

Damit aber dennoch genügend Platz im Büro oder im häuslichen Arbeitszimmer herrscht gibt es unterschiedliche Methoden, die gesammelten Dokumente platzsparend und clever zu speichern, aufzubewahren oder, wenn ihre Zeit abgelaufen ist, schließlich schnell und sicher zu vernichten.

Ordnung im Papierwirrwarr

Rein äußerlich Ordnung zu halten ist, wenn sich viele Papiere und Dokumente angesammelt haben, die eine Seite. Die andere und weitaus schwierigere ist allerdings, unter den vielen Stapeln und Ordnern, die mit der Zeit angehäuft haben, auch noch chronologisch und mit System vorgehen zu können, falls ein bestimmtes Schreiben, eine Kündigung oder auch eines wichtiger Vertragsabschlusses gefunden werden muss. Unter Umständen bahnt sich hier ein großes Chaos an, das nur mit sehr viel Mühe und Zeitaufwand bewältigt werden kann, um an das eine, das entscheidende Dokument gelangen zu können.

Und dies wiederholt sich natürlich regelmäßig, sobald man auf der Suche nach einem wichtigen Dokument ist. Eine äußerst nervende und zeitaufwendige Prozedur, die man sich eigentlich schon zu Beginn, bevor sich auch nur ein einziger Papierstapel überhaupt bildet, durch nur wenige Tricks und clevere Struktur und Organisation ersparen könnte.

Archivierung leicht gemacht

Besonders beim Papierkram stellt sich grundsätzlich die Frage: Muss ich nun wirklich jedes einzelne Dokument, jeden Vertrag und jeden Schriftverkehr auch tatsächlich in der originalen Papierform erhalten? In sehr vielen Fällen schon. Wenn ein Papier jedoch keine Nachweischarakter wie beispielsweise ein Vertrag hat, sondern es nur um die enthaltenen Informationen geht, kann man heutzutage diese Dokumente ohne weiteres digital archivieren. Im einfachsten Fall geht das per Handy-Foto oder mit einer Scanner-App. Diese Daten sollten dann jedoch unbedingt außerhalb des Handys, am bequemsten mit einem Online-Dienst, gesichert werden.

Andererseits gibt es ebenso gute Möglichkeiten, sich überflüssiger Papiere auf sicherem Weg ganz einfach, sofort und noch vor Ort zu entledigen: Mit einem Aktenvernichter kann man schlichtweg alles auf einen Streich ganz einfach bis zur Unleserlichkeit zerkleinern lassen. Ob im Büro oder auch besonders auch im privaten Bereich, diese kleinen Helfer helfen, Ordnung zu halten und geben gleichzeitig die Garantie, dass alle Dokumente, die durch dieses Gerät wandern, auch tatsächlich zerkleinert, also zerstört wurden und eben nicht als immer noch leserliches Dokument im Papierkorb landen. Einen guten Überblick zu den besten Aktenvernichtern sollte man sich auf jeden Fall verschaffen. Denn nicht jeder Aktenvernichter ist gleich und genau so unterschiedlich sind auch die Preisstufen der jeweiligen Geräte. Welches Gerät hier letzten Endes zu empfehlen ist, hängt von den individuellen Anforderungen ab.

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  • Zuletzt geändert am 04.07.2017 - 00:19 Uhr
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